5 Veelgemaakte fouten bij het schrijven van zakelijke Engelse e-mails

En hoe je ze gemakkelijk kunt vermijden

Het schrijven van zakelijke e-mails in het Engels is een must als je met internationale klanten, partners en collega’s moet communiceren. Er zijn echter bepaalde fouten die Nederlandstaligen vaak maken, die de duidelijkheid en professionaliteit van je berichten aantasten. In dit artikel behandelen we 5 van de meest gemaakte fouten bij het schrijven van Engelse zakelijke e-mails en geven we tips hoe je ze gemakkelijk kunt vermijden.

1. Onjuist gebruik van Engelse grammatica en syntaxis

Nederlandstaligen worstelen nogal eens met Engelse grammatica en syntaxis, wat leidt tot moeilijk te begrijpen zinnen. Om dit te voorkomen, is het cruciaal om tools zoals MS Editor en Grammarly te gebruiken om je e-mails te controleren op grammaticale fouten voordat je ze verzendt. Ook kun je je Engels verbeteren door de handige uitleg van Grammarly. Een paar voorbeelden van grammatica- en syntaxisfouten waar Nederlanders mee worstelen zijn:

• Onjuiste overeenkomst tussen onderwerp en werkwoord: vb. “The team are going to the meeting” instead of “The team is going to the meeting”
• Onjuist gebruik van lidwoorden : bijv. “An client call me” instead of “A client called me”
• Verkeerd gebruikte voorzetsels: bijv. “Welcome in Holland” instead of “Welcome to Holland”

2. Verkeerd gebruik van uitdrukkingen en spreektaal

De Engelse taal zit vol uitdrukkingen en spreektaal die verwarrend kunnen zijn voor niet-moedertaalsprekers. Om dit te voorkomen, is het belangrijk om bij het schrijven van zakelijke e-mails vast te houden aan eenvoudige, duidelijke taal. Als je niet zeker bent van een specifieke zin, controleer deze dan in een woordenboek of vraag een moedertaalspreker om verduidelijking. Enkele voorbeelden van incorrect gebruikte uitdrukkingen zijn:

• – Uitdrukkingen die ongepast zijn in de context of ouderwets zijn en niet vaak meer worden gebruikt in het Engels: bijv. “I’m over the moon” in plaats van “I’m very happy” in een zakelijke e-mail

• – Onjuist gebruik van informele uitdrukkingen: bijv. “It’s a piece of pie” of “It’s easy is as cake“, terwijl correct gebruik is “It’s a piece of cake” or “It’s easy as pie“

3. Foutieve spelling en interpunctie

Als Nederlandstalige kun je ook moeite hebben met de Engelse spelling en interpunctie, wat leidt tot moeilijk leesbare e-mails. Ook hiervoor gebruik je tools zoals MS Editor en Grammarly. Check je e-mails op spel- en interpunctiefouten voordat je ze verzendt. Voorbeelden van veel voorkomende spel- en interpunctiefouten die Nederlanders vaak maken zijn:

• – Een fout woord gebruiken: “It will effect our bottom line” instead of “It will affect our bottom line”
• – Fout gebruik van woorden met dezelfde klank : “Their going to the store” instead of “They’re going to the store”

4. Inconsistent gebruik van toon

De toon van een e-mail heeft grote invloed op de manier waarop deze wordt ontvangen. Nederlandstaligen kunnen moeite hebben met het handhaven van een consistente toon in hun e-mails of overdreven direct zijn, wat leidt tot verwarring en verkeerde interpretaties. Denk dus goed na over de toon die je wilt overbrengen en zorg ervoor dat je emails consistent professioneel en beleefd zijn. Twee veel voorkomende fouten in toon die Nederlanders maken zijn:

• – Te formeel of stijf : gebruik bijvoorbeeld geen overdreven formele begroetingen zoals “Dear Sir/Madam” maar de meer casual begroetingen zoals “Hello” or “Hi”,  die veel vaker voorkomen in Engelse e-mails.
• – Te direct zijn: gebruik bijvoorbeeld geen directe taal die confronterend of agressief kan overkomen, zoals “You’re wrong” maar in plaats daarvan “I respectfully disagree.”

5. Gebrek aan bekendheid met Engelse zakelijke terminologie

Nederlandstaligen zijn misschien niet voldoende bekend met Engelse zakelijke terminologie, wat leidt tot misverstanden en verwarring. Om dit te voorkomen, is het belangrijk dat je vertrouwd raakt met de specifieke termen en uitdrukkingen die in jouw branche veel worden gebruikt. Als je niet zeker bent van een specifieke term, vraag dan een native speaker om opheldering. Enkele vaak verwarrende algemene zakelijke termen waarvan Nederlanders op de hoogte moeten zijn, zijn:

• – “Sollicitation” versus “Application”: in het Engels is “sollicitation” een poging om te verkopen, meestal op een wat agressieve manier. Dit is de reden waarom het gebruikelijk is om bordjes met ” no soliciting ” te zien op de deur van bedrijven in Engelse en Amerikaanse handen. Het kan ook verwijzen naar het vragen om drugs of seks voor geld, en “sollicitation” wordt vaak geassocieerd met illegale activiteiten in de VS. In het Nederlands betekent de ‘false friend’ “sollicitatie” het solliciteren naar een baan. Onthoud in het Engels om nooit je “sollicitation”, maar je “application” in te dienen bij een potentiële werkgever.
• – “Foresee” versus “Predict”: beide woorden zijn werkwoorden die “iets voorspellen of anticiperen” betekenen, maar “foresee” wordt gebruikt voor een lange termijn voorspelling of een algemene verwachting, terwijl “predict” wordt gebruikt voor een specifieke, voorspelling op korte termijn. Het Nederlands heeft een woord “voorzien” dat dezelfde betekenis heeft als “foresee”, maar het  woord “voorspellen” is een betere vertaling van “predict”.

Nog steeds moeite om e-mails in het Engels te schrijven? Ga dan aan de slag met een Flowently native Engelse trainer om je zakelijke Engelse schrijfvaardigheid te verbeteren. We helpen je met het voorkomen van algemene fouten en je leert de voor jou relevante zakelijke terminologie. We helpen je de schrijfvaardigheid te ontwikkelen die jij nodig hebt om effectief te communiceren in een internationale zakelijke omgeving. Waar wacht je op? Vind vandaag nog een Flowently prive tutor!

Door: Krys Copeland